L’externalisation de la paie : la solution à la pénurie de personnel
Vous êtes dans une situation de pénurie de gestionnaires de paie ou d’accroissement soudain de votre activité ?
L’externalisation de la paie via une sous-traitance par un cabinet de services dédié peut être une solution pour ces différentes situations.
Vous savez déjà que cette solution est faite pour vous ? Rendez-vous sur notre page externalisation paie pour connaître notre offre de service.
Une externalisation de la paie en réponse à un manque de gestionnaires
Certaines situations peuvent compromettre la bonne marche de votre entreprise et de ses fonctions de gestion.
Par exemple, lorsque votre gestionnaire de paie quitte votre entreprise pour cause de licenciement, de démission ou autres…
Quelle est votre situation ?
Afin de ne pas vous retrouver figé dans cette situatin, vous avez tenté de recruter un nouveau gestionnaire de paie.
Vous recherchez de préférence une personne qui correspond à vos attentes et à vos exigences.
À vos yeux, un gestionnaire de paie doit être capable d’élaborer des fiches de paies en analysant et en traitant les informations.
Il sait donc :
- utiliser votre logiciel de paie (et le paramétrer) sans que vous ayez à le former outre mesure
- préparer les multiples éléments en rapport avec la paie (variables, entrée du salarié…) utiles à la production du bulletin de salaire
- calculer les différentes charges sociales
- prendre en compte les arrêts maladie lors du calcul du salaire
- établir les fiches de paies
- rester en veille en matière de réglementation et de législation
- faire le moins d’erreurs possibles
- effectuer la déclaration de situations variées auprès des institutions
Dans l’optique de trouver la perle rare, vous avez tout tenté depuis les jobboards (sites emploi) tels que Indeed, Keljob, Meteojob, Monster, jusqu’aux cvthèques.
Vous avez même conduit quelques entretiens… mais rien n’y fait, vous ne trouvez pas le candidat qu’il vous faut pour ce poste de gestionnaire de paie.
Un poste qui reste irrémédiablement et tragiquement vacant.
Votre entreprise ne peut pas continuer à tourner sans gestionnaire de paie, et vous le savez bien.
Pourquoi ne pas opter pour une externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie répond aussi aux situations exceptionnelles
Il existe de multiples situations, qui, si elles reflètent la bonne santé de votre entreprise ne doivent pas vous placer dans une position d’inconfort.
Prenons l’exemple d’une augmentation de votre activité ou encore d’une arrivée massive et soudaine de nouveaux collaborateurs.
Ce sont de très bonnes nouvelles, mais elles entraînent dans leur sillon une augmentation de l’activité de la gestion des paies.
D’autres situations sont aussi possibles.
Il peut arriver que votre gestionnaire s’avère indisponible pour cause de maladie.
Ainsi, vous souhaitez faire remplacer votre gestionnaire de paie habituel ou procéder à un recrutement, mais le temps vous manque.
Vous ne pouvez rester dans cette situation qui se révèle précaire pour vous et peut aussi représenter un réel danger.
Connaissez-vous l’externalisation de la paie ?
L’externalisation de la paie en réponse à un manque de personnel
Heureusement, il existe une solution : vous pouvez opter pour l’externalisation de la paie.
Vous vous demandez ce que cela veut dire ?
L’externalisation de la paie, c’est la sous-traitance de tous les travaux liés à votre gestion de paie par un cabinet de services dédié.
En choisissant cette solution, vous serez à même d’externaliser vos fiches de paie.
Les avantages de l’externalisation de la paie
Les avantages que vous trouverez en réalisant une externalisation de la paie sont plutôt nombreux :
- vous gagnez du temps, que vous pourrez utiliser pour autre chose, par exemple l’optimisation de votre entreprise
- le montant exact à débourser chaque mois pour le travail d’externalisation de paie est connu
- vous n’avez plus à vous préoccuper du recrutement ou de la formation de vos gestionnaires
- des professionnels sont présents pour vous aiguiller dans vos démarches
- en cas de retour de votre gestionnaire, et à la fin du contrat de prestation, l’externalisation de paie peut se terminer ou être renouvelée en cas d’un prolongement de l’absence de votre employé
L’externalisation de la paie est la solution idéale en cas de pénurie de gestionnaires car en plus de posséder de nombreux avantages, elle ne présente aucun inconvénient.
Attention, cette affirmation est seulement valable si vous trouvez le prestataire pour externalisation de la paie idéal et si vous vous adressez à de véritables professionnels.
Peut-être que l’oiseau rare de l’externalisation de la paie est plus prêt que vous ne le pensez…
Les missions déléguées lors d’une externalisation de la paie
L’entreprise sous-traitante peut accomplir les missions suivantes (liste non exhaustive) :
- Saisie et contrôle de la paie
- Gestion des arrêts de travail
- Déclarations sociales
- Gestion du personnel (FEE, contrat de travail, …)
- L’administration de la médecine du travail
- Suggestions en matière de législation du travail
Le fonctionnement de l’externalisation de la paie
Même si tous les prestataires de services ne fonctionnent pas de la même manière et qu’il n’y a pas non plus un seul mode d’organisation, les bénéfices de l’externalisation de la paie sont les suivants :
Collecte et transmission des éléments variables de la paie par l’entreprise
L’entreprise recueille et transmet à l’entreprise les différents éléments variables qui composent la paie :
- Données relatives à l’emploi : données individuelles du travailleur, éléments du contrat, …
- Les produits de la paie variables tels que les offres de primes ou le paiement des heures supplémentaires par exemple.
- Les informations relatives au départ d’un membre du personnel : fin de contrat, vie à la retraite, …
Le prestataire saisit et gère la paie
Il entre ensuite dans les éléments transférés par l’entreprise et s’occupe également de leur contrôle.
Elle peut en outre être chargée du suivi des salariés (suivi des arrêts de travail, FEE, création du contrat de travail, lettres diverses, …).
Déclarations sociales
L’entreprise s’occupe ensuite de la DSN ainsi que des différentes déclarations sociales post-paiement et annuelles.
Transmission des relevés de transfert à l’entreprise utilisatrice
A la fin de la période de paie, le prestataire transmet les déclarations de transfert à l’entreprise cliente pour s’assurer que cette dernière peut effectuer le paiement des salaires.
Il transmet les bulletins de paie à l’entreprise utilisatrice, soit sous forme électronique, soit par courrier, au choix de l’entreprise, pour transfert au travailleur.
Pourquoi choisir l’externalisation de la paie ?
Le choix de l’externalisation de la paie repose sur de nombreuses normes qui doivent être évaluées de manière approfondie.
Gagnez du temps et concentrez-vous sur votre activié principale
Le temps investi pour s’occuper des salaires des travailleurs est du temps qui n’est pas consacré à leur organisation de base et donc à la création de valeur.
En outre, en raison des nombreuses responsabilités liées à la paie, la gestion interne de la paie des membres du personnel peut prendre beaucoup de temps.
La paie nécessite une réelle expertise
Non, la paie n’est pas seulement une question de pression sur un bouton, la complexité de la législation sociale et son évolution constante nécessitent un niveau d’expérience considérable pour gérer la paie.
L’entreprise qui souhaite gérer la paie de ses salariés en interne doit tenir compte de ce besoin de connaissances et, par conséquent, approuver un plan de dépenses de formation et de suivi social, qui est essentiel mais souvent négligé dans de nombreuses entreprises.
De plus, une erreur de paie peut avoir des conséquences économiques désastreuses pour l’entreprise, ce qui peut mettre en danger son service (recouvrement URSSAF, paiement des prud’hommes, etc.).
C’est pourquoi il est important d’avoir des employés certifiés pour l’exécution et la gestion des paies.
Estimer le prix de l’externalisation de la paie
Le coût de l’externalisation de la paie est établi en fonction des différentes missions confiées à l’entreprise prestataire ainsi que des différentes spécificités de l’entreprise, mais aussi des effectifs de l’entreprise.
De plus, certaines procédures particulières en suspens peuvent faire l’objet d’une facturation supplémentaire (déclaration annuelle, embauche, départ, etc.).
L’externalisation de la paie par les professionnels de JURIS PAYE
Professionnels de l’externalisation de la paie depuis 2015, nous mettons un point d’honneur à vous assurer une gestion de paye efficace.
JURIS PAYE, c’est :
- L’assurance d’être pris en charge par du personnel qualifié : nos collaborateurs sont tous des professionnels de l’externalisation de paie. Ils sont capables d’effectuer la totalité des tâches liées à votre gestion de paie et de vous accompagner dans cette entreprise
- Une capacité de remplacement au pied levé : nous vous trouvons des solutions rapides et efficaces pour toute situation de pénurie de gestionnaires. Chez JURIS PAYE, nous sommes réactifs : il y a toujours un collaborateur pour prendre en charge votre externalisation de paie, y compris en urgence
- La possibilité pour vous de faire des économies notables : qu’il s’agisse d’une réduction de la masse salariale puisque le cabinet d’externalisation de paie agit pour vous en tant que prestataire, ou de faire l’économie de l’achat d’un logiciel de gestion de paie, ou du renouvellement de sa licence, puisque nous possédons tous les logiciels de paie susceptibles d’être utilisés, l’externalisation de paie avec JURIS PAYE est un choix judicieux s’il s’agit aussi pour vous de réduire vos dépenses
Mais JURIS PAYE c’est également…
- La liberté de vous accorder du temps pour d’autres tâches relatives à votre entreprise : votre prestataire de services s’occupe de tout : la collecte de données, des différentes formalités de déclaration, de la production des pièces justificatives à destination des organismes sociaux…
- Des collaborateurs qui suivent les mouvements en matière de législation et de réglementation grâce à une veille constante
- De véritables professionnels, avec un haut niveau d’expertise dans l’externalisation de paie, capables de réduire le risque d’erreur à son minimum
- L’assurance que vos données resteront confidentielles, et qu’elles seront traitées en toute sécurité, grâce à nos postes de travail sécurisés de façon optimale, un avantage qui a son importance au vu du nombre élevé de risques d’intrusion dans les systèmes informatiques
De vrais professionnels de l’externalisation de la paie
Votre externalisation de la paie est prise en main par des professionnels dévoués et rigoureux.
En tant que cabinet d’externalisation de paie, nous sommes là pour prendre en charge les multiples tâches liées à la gestion des paies :
- l’élaboration des fiches et livres de paie
- les différentes déclarations auprès de Pôle emploi, de l’Urssaf, des caisses de retraite, les déclarations des taxes relatives à la formation professionnelle et à l’alternance ou celles relatives aux charges sociales…
- l’état des cotisations et des réductions
- les DUCS (déclarations sociales à toutes caisses)
- la rédaction de l’état résumé des contrats de vos salariés : déclaration d’accident de travail, création des attestations de salaire pour les congés maternité, les attestations Pôle emploi, les soldes de tout compte, les certificats de travail, les états des virements et de fin d’année, les écritures comptables…
En résumé
Contactez JURIS PAYE !
Nous vous proposons des contrats de prestation, adaptés en fonction de vos besoins en terme de type et de durée d’intervention.
N’hésitez plus et confiez votre externalisation de la paie à JURIS PAYE, LA solution idéale en cas de pénurie de gestionnaires !
