Bulletins de salaire : la solution de la dématérialisation
La possibilité de réaliser la dématérialisation des bulletins de salaire existe depuis 2004.
La reconnaissance juridique de l’envoi des bulletins de salaire sous forme électronique elle, existe depuis la signature de la loi de simplification du droit et d’allègement des procédures du 12 mai 2009.
Jusqu’à présent, cet acte demandait l’accord préalable du salarié.
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Mentions obligatoires sur les bulletins de salaire :
Depuis le 1er janvier 2018, les fiches de paie doivent répondre à certaines mentions.
Tout bulletin de salaire doit obligatoirement comporter :
- Le nom et l’adresse de l’entreprise ainsi que, le cas échéant, le nom de l’établissement auquel le travailleur appartient.
- La recommandation de la stucture à laquelle l’entreprise verse des cotisations de sécurité sociale (URSSAF, MSA …), le numéro sous lequel ces cotisations sont versées.
- Le numéro de nomenclature des activités économiques (code NAF ou APE).
- L’intitulé de la convention collective de branche propre au travailleur ou, à défaut, la référence au code du travail pour les dispositions relatives à la durée du congé payé du membre du personnel ainsi que la durée des délais de préavis en cas de rupture du contrat de travail.
- Le nom et la profession de l’employé.
- La position dans la classification conventionnelle qui s’applique au salarié. Ce paramètre est notamment défini par le niveau ou le coefficient ordonné. La classification conventionnelle est vraiment cruciale car elle permet d’identifier en particulier le salaire minimum applicable au travailleur.
- La durée et le nombre d’heures de travail auxquelles le salaire se rattache, en distinguant, le cas échéant, les heures payées au prix normal et celles qui consistent en un coût pour les heures supplémentaires ou pour tout autre facteur, ainsi qu’en mentionnant le(s) prix appliqué(s) aux heures équivalentes.
- La nature ainsi que le montant du forfait pour les travailleurs dont la commission est déterminée sur la base d’un forfait hebdomadaire ou mensuel régulier en heures, ou d’un chiffre rond annuel en heures ou en jours.
- La nature ainsi que la quantité des accessoires salariaux soumis aux cotisations des travailleurs et de l’entreprise (avantages en nature, prime de classement, avantages accessoires, salaire de fin de carrière, etc.)
- Le montant de la commission brute du travailleur
- La nature et la quantité de toutes les améliorations apportées à la rémunération brute (remboursement des frais professionnels …).
- La nature ainsi que le montant de toutes les déductions sociales et financières : Urssaf, CRDS, CSG, retraite, Assedic …
- La nature et le montant de toutes les réductions effectuées sur la rémunération (caution, salaire de base, coupons de parabole, trop-perçu, financement, pension alimentaire, saisie sur commission, notification aux tiers propriétaires, …).
- Le montant de la somme effectivement obtenue par le travailleur (payable en ligne).
- La date de règlement de cette somme.
- Les jours de congés payés ainsi que le montant de l’indemnité, lorsqu’une durée de congé annuel est incluse dans la période de paie concernée.
- Le montant de dépenses en transport en commun ou individuel.
- Une déclaration incitant l’agent à conserver la fiche de paie pour une durée indéterminée.
Considérant que l’exécution de la réduction à la source (PAS) au 1er janvier 2019, les bulletins de salaire devraient également comporter :
- la base, le taux et le montant de la réduction à la source effectuée dans le cadre du PAS.
- le montant qui aurait été payé au travailleur en l’absence de retenue à la source (à identifier à partir du montant effectivement payé au travailleur après l’obligation de retenue à la source).
Code du travail : Art. R. 3243-1 ainsi que l’Art. R. 3243-5.
Les mentions interdites sur les bulletins de salaire
L’entreprise ne doit comporter aucun type de mention susceptible de porter atteinte aux libertés civiles des personnes ainsi qu’aux libertés individuelles ou collectives.
Ainsi, il est interdit de faire mention sur un bulletin de salaire :
- De l’exercice du droit de grève, les absences pour grève doivent être déduites sans définir leur origine exacte.
- De l’activité de représentation des salariés (agent du personnel …). La nature et le montant de la commission d’activité de représentation figurent sur un formulaire apposé sur la fiche de paie qui a le même régime légal que celle-ci.
- Une déclaration qui porte atteinte aux droits des personnes ainsi qu’aux libertés individuelles ou cumulatives.
Les bulletins de salaire depuis la Loi El Khomri : quels changements pour la dématérialisation ?
Cependant, depuis le 1er janvier 2017, et grâce au décret du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de salaire, un changement a eu lieu.
L’accessibilité des bulletins de salaire dans le cadre du compte personnel d’activité (article 24 de la loi El Khomri, source : site internet Légifrance) modifiant l’article L.3243-2 du Code du Travail, a rendu obligatoire la création de la fiche de paie de vos employés sous forme électronique, sans accord préalable.
Vos salariés peuvent toutefois refuser la version dématérialisée de leur bulletin de salaire pour préférer la version papier, s’ils formulent leur refus de manière explicite.
Vous devez, de votre côté, assurer la sécurité de l’archivage des données utilisées pour l’établissement de ces fiches de paie.
Vous pouvez faire cela via des coffres forts électroniques sécurisés et rendre accessible la fiche de paie en créant un espace personnel dédié à chacun de vos employés.
Ceci donnera ainsi accès à la consultation du bulletin de salaire, et à celle de ses données personnelles et relatives à son poste.
La loi de dématérialisation bulletin de salaire a évidemment toujours cours en 2019.
Parmi les avantages notables de cette pratique, on peut citer :
- des économies en terme de papier, d’encre et, pour les bulletins envoyés par voie postale, des économies sur l’affranchissement et l’achat des enveloppes
- un pas vers le zéro papier
- un allègement de la charge administrative
- la possibilité pour le salarié comme pour le DRH, de retrouver facilement la fiche de paye d’un salarié sur une période donnée, grâce à l’archivage numérique, ce qui permet un gain de temps
La dématérialisation des bulletins de salaire permet d’effectuer d’importantes économies.
Gérer vos bulletins de salaire via un logiciel de paie
Vous le savez, la dématérialisation des bulletins de salaire est possible via tous les logiciels de paie présents sur le marché.
En sus de la dématérialisation des bulletins de paie, un logiciel vous permet également :
- d’enregistrer vos fiches de paie en format numérique (pdf)
- de créer, en amont, des fiches contenant les renseignements relatifs à vos salariés
- d’effectuer les déclarations de charges sociales (DUCS) et les déclaration de fin d’année (DADS-U)
- de créer des livres de paie, des attestations Assedic, des certificats de travail, de générer l’état des charges sociales…
- de régler les salaires et les charges sociales
Les inconvénients du bulletin de salaire numérique
Posséder un logiciel de paie adapté vous semble indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise.
Cependant, vous aurez sans doute à faire face à certains inconvénients :
- il faut former ses employés à l’occasion de chaque changement de logiciel de paie, ou à chaque mise à jour
- le temps d’installation et de paramétrage du logiciel peut être long et s’avérer fastidieux
- les différentes mises à jour de votre logiciel de paie sont payantes,
- il vous faut absolument stocker les données relatives à la gestion de paie sur un ordinateur sécurisé, pour éviter toute intrusion dommageable
Opter pour un logiciel de paie comporte certains avantages mais aussi beaucoup de contraintes.
Saviez-vous qu’il existe une alternative pour la dématérialisation des bulletins de salaire ?
Découvrez l’externalisation des paies.
Externaliser sa gestion de paie et la confier à un professionnel dédié
Nous venons de les citer, les inconvénients liés à l’utilisation d’un logiciel de paie en interne sont nombreux.
Vous offrir les services d’un prestataire de gestion des paies vous permettra d’éviter ces complications.
En effet, les collaborateurs d’un cabinet de service de gestion de paie :
- connaissent déjà les différents logiciels de paie existants et savent effectuer la dématérialisation des bulletins de paie
- sont directement opérationnels, puisqu’il s’agit de leur outil de travail régulier. Ainsi, pas d’installation ou de paramétrage de dernière minute, pas de mise à jour impromptue à gérer
De plus :
- Vous payez uniquement les tâches effectuées et présentes sur le devis et le contrat (exemple : des tâches de dématérialisation des bulletins de paie)
- Un bon prestataire en externalisation des paies possède des postes sécurisés, pour vous permettre de confier vos données en toute quiétude.
Grâce à l’externalisation de votre gestion de paie vous économiserez du temps et de l’argent.
Pour une externalisation des paies réussie, confiez cette tâche à un professionnel hautement qualifié.
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Nous sommes des professionnels de la gestion de paie et nous sommes à votre écoute afin d’élaborer, avec vous, un partenariat adapté à vos besoins.
Nous vous apportons des solutions sur-mesure grâce à :
- nos collaborateurs professionnels à haut degré d’expertise. Non seulement ils connaissent les logiciels existants, mais en plus, vous pourrez éviter toute erreur en matière de calcul de paie, ou des réglementations.
- nos postes 100% sécurisés. Nous vous garantissons la sécurité de vos données.
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